Case 03 / 社内プロジェクト（匿名化済み）In-house project (anonymised)

Creative Request Form

長くて自由記述ばかりのフォームに代わる、デザイン依頼を自動化する社内ツールAn internal tool that replaces a long, all-free-text form and automates design requests

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期間When2026年8月〜From Aug 2026
種類Type社内ツールInternal tool
利用者Used byデザインチームが利用Used by the design team

01背景と目標Background and goal

背景Background

社内には依頼のプロセスがなかった。デザイナーはクライアントのグループチャットに入って要望を聞き、同僚もSlackで依頼してくるため、デザイナーの負担が大きかった。No request process existed. Designers were pulled into client chats, and colleagues sent requests on Slack, putting pressure on designers.

課題感Problem

Asanaの標準フォームは長く、自由記述ばかりで、範囲を1つのフォームに収めただけだった。依頼する同僚にもデザイナーにも助けにならなかった。The Asana form was long and all free text. It only boxed the request into one form, helping neither requester nor designer.

目標Goal

依頼側が書きやすく、デザイナーが必要な情報を受け取れて、流れが自動化され、やり取りと作業の時間が減ること。Easy for requesters, the right information for designers, and an automated flow that cuts back-and-forth.

02開発の流れProcess

  1. 1
    情報を洗い出すMap the needs
    デザイナーに必要なもの、依頼側がよく使うものWhat designers and requesters need
  2. 2
    HTMLプロトタイプHTML prototype
    8/99 Aug
    操作でき、試せるInteractive and testable
    HTML
  3. 3
    システムを連携Connect systems
    8月Aug
    フォーム・表・ファイル・タスクForm, sheet, files, tasks
    Apps ScriptAsana API
  4. 4
    使う画面Interfaces
    8月Aug
    案件一覧表、デスクトップのショートカットCase overview, desktop shortcut
    Google Sheets
  5. 5
    初めての利用First use
    8/2626 Aug
    同僚が最初の依頼を送信A colleague sent the first request
  6. 6
    その場で修正Fixed on the spot
    8/26 - 8/2726 - 27 Aug
    問題は2つ、翌日までに解決Two issues, solved by the next day

03システム構成Architecture

各ツールは得意なことだけOne job per tool

依頼側REQUESTER
入力INPUT
連携GLUE
保存STORE
デザイナーDESIGNER
同僚ColleagueデスクトップのショートカットDesktop shortcut
→
フォームForm選択肢を用意Preset menus
→
Apps Script受信・振り分けReceive, route
→
Google Sheets全データFull record
Google Driveクライアント別フォルダFolder per client
Asana進捗のみ、4項目Progress, 4 fields
→
案件一覧表Case overviewデザイナーはここを見るDesigners read this
詳しい構成図Full architecture diagram →

04取捨選択Trade-offs

試して、削ったものTried, then cut

✕すべて自由記述All free text
✕データを全部Asanaに入れるEverything inside Asana
✕別にデータベースを作るA separate database
✓選択肢を用意
データはSheetに保存
Asanaは進捗だけPreset menus
Sheet holds the data
Asana tracks progress

05課題と対応Problems and fixes

4つの重要な判断Four key calls

課題PROBLEM
私の対応WHAT I DID
持ち帰った原則PRINCIPLE
Asanaにカスタム項目を詰め込みすぎて、かえって使いにくいAsana custom fields overloaded
→
Asanaは進捗だけにして、4項目を同期したAsana tracks progress only (4 fields)
→
各ツールは得意なことだけOne job per tool
バックエンドにデータベースを使うかDatabase or not
→
Googleスプレッドシートを採用。最終的に欲しいのは1枚の表だからGoogle Sheets: the output is a sheet
→
層を1つ減らす選択One fewer layer
グレード分けが、案件の種類と素材を混ぜていたGrading mixed two things
→
2軸の判断に変更：種類と、素材が揃っているかSplit into two axes
→
まず軸を分け、そのあとルールを書くSeparate axes, then rules
最初のユーザーの依頼送信が失敗したThe first user's request failed
→
その場で直し、再送してもらって成功したFixed on the spot, resent OK
→
公開前に、他の人に一度実際に使ってもらうTest with someone else first

06役割分担Working split

決定と受け入れは私、実装はAII decide, AI builds

私の役割MY ROLE要件の洗い出しDiscoveryフローと画面の設計Flow and UI design受け入れAcceptance導入Rollout
01
私Me要件を洗い出すList needs
02
AIプロトタイプを作るBuild prototype
03
私Me受け入れ・取捨Accept, weigh
04
AIシステムを連携Connect systems
05
同僚Users初めての利用First use
06
私Meその場で修正Fix on the spot
AI不具合の調査を手伝うHelp debug

07成果Results

8/26
同僚が使い始めたColleagues start using it
3
連携したシステム
Asana・Sheets・DriveSystems connected
Asana, Sheets, Drive
4
Asanaに自動同期
した項目Fields synced
to Asana
2
公開後2日以内に
直した問題Issues fixed within
two days of launch

08Claudeの講評Claude's view

共同作業者の見方で、筆者が書いたものではありません。The collaborator's opinion, not written by the author.

Claudeの講評Claude's view共同作業者の見方Collaborator's opinion

良かった点Worked well

  • 「フォームに移すこと」は流れの改善ではないと見抜き、情報そのものから手をつけた。Saw that a form alone fixes nothing.
  • 選択肢を用意して入力の手間を減らし、データも整理しやすくなった。Preset menus cut effort and tidy the data.

改善できる点Could be better

  • 導入前後のデータ（入力時間ややり取りの回数など）がない。No before-and-after numbers.
  • 2つのバグはどちらも他の人が初めて使って発覚した。公開前の試用が足りなかった。Both bugs surfaced on a first use.
筆者AUTHORまず誰が負担を受けているかを見るStarts from who is under pressure各ツールは1つの仕事だけOne job per tool問題はその場で直すFixes on the spot